Regulamin Działania Sztabów
Fundacji Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy
 
  1. Sztab Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy tworzy się, by działać w swoim imieniu na rzecz Fundacji Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy podczas przygotowania i organizacji XVII Finału. 
  2. Sztab ma swoją siedzibę w miejscu ogólnodostępnym podanym do publicznej wiadomości. W żadnym wypadku nie może to być mieszkanie prywatne.
  3. Sztab zobowiązuje się do zapewnienia na własny użytek linii telefonicznej oraz dostępu do konta poczty elektronicznej.
  4. Całością prac organizacyjnych Sztabu przed, w trakcie i po Finale kieruje jednoosobowo jego „Szef”, który jest osobą pełnoletnią i reprezentując Sztab na zewnątrz, ponosi odpowiedzialność za wszystkie działania Sztabu od momentu jego powstania do chwili zaakceptowania na piśmie przez Fundację rozliczenia Sztabu z dokonanej pieniężnej zbiórki publicznej. Momentem powstania Sztabu jest doręczenie Szefowi pisemnej zgody Fundacji na utworzenie się Sztabu.
  5. Pisemna zgoda na podjęcie działalności przez Sztab, udzielona przez Fundację, obejmuje zgodę na organizację imprezy zamkniętej i nie wymaga udzielenia dodatkowej zgody w tym zakresie, jednakże Sztab zobowiązany jest do odrębnego rozliczenia zorganizowanej imprezy zamkniętej. Odrębne rozliczenie imprezy zamkniętej może być złożone przez Sztab razem z rozliczeniem zbiórki publicznej z dnia XVII Finału. Odpowiedzialność za organizację imprezy zamkniętej, jej przebieg i rozliczenie ponosi „Szef” Sztabu. 
  6. Sztab dobiera wolontariuszy, a jego Szef decyduje o ostatecznym wyborze wolontariuszy do przeprowadzenia publicznej zbiórki pieniędzy w ramach XVII Finału WOŚP na rzecz Fundacji, nadzoruje przebieg zbiórki i rozlicza z Fundacją całą akcję na piśmie w terminie do dnia 31 stycznia 2009 r. Minimalna ilość kwestujących wolontariuszy Sztabu wynosi 20 osób.
  7. Sztab powołuje ze swego grona komisję do przeliczania zebranych pieniędzy. Komisja nie może liczyć mniej niż 3 osoby. Członkami komisji do przeliczania zebranych pieniędzy mogą zostać jedynie osoby pełnoletnie, mające pełną zdolność do czynności prawnych i cieszące się niepodważonym zaufaniem społecznym.
  8. Członkowie komisji nie mogą być spokrewnieni z Szefem sztabu, a odpowiedzialność za działanie sztabu jest nieprzekazywalna. Powierzenie wykonywania czynności związanych z działalnością Sztabu osobie lub osobom trzecim nie zwalnia z odpowiedzialności Szefa Sztabu. 
  9. Wszyscy członkowie Sztabu pracują nieodpłatnie i nie mogą czerpać żadnych korzyści majątkowych z tytułu uczestnictwa w Sztabie WOŚP.
  10. Rozwiązanie Sztabu następuje w momencie zatwierdzenia tj. podpisania przez Fundację rozliczenia złożonego przez Szefa Sztabu po Finale lub złożenia w Fundacji wyjaśnień dotyczących okoliczności nie przeprowadzenia zbiórki.
  11. Rozliczenie musi zawierać:
  12. Rozliczenie musi uwzględniać szczegółowy opis wszystkich darowizn (kto i co przekazał, jaka jest według darczyńcy wartość darowizny, kto tę darowiznę nabył w wyniku licytacji i za jaką kwotę, kiedy i gdzie dokonał wpłaty na rzecz Fundacji).
  13. Zebrane środki powinny być wpłacone na jedyne konto Fundacji:
    BANK PEKAO S.A. VIII/O W-wa
    Nr 36 1240 1112 1111 0010 0017 7226
    na poczcie lub w Banku w miejscu funkcjonowania Sztabu, lub w dniu Finału, w studio Programu 2 TVP w Warszawie, z którego transmitowany jest Finał. 
  14. Rozliczenie powinno zostać wysłane listem poleconym na adres Fundacji:
    Fundacja Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy
    ul. Niedźwiedzia 2A
    02-737 Warszawa
    w nieprzekraczalnym terminie do dnia 31 stycznia 2009r (decyduje data stempla pocztowego) lub dostarczone osobiście do biura Fundacji w podanym terminie.
  15. Fundacja WOŚP w ramach współpracy ze Sztabem zobowiązana jest zapewnić zgodnie ze swoimi możliwościami środki niezbędne do przeprowadzenia zbiórki tj. tekturowe skarbonki, plomby lub taśmę do zabezpieczenia skarbonek, identyfikatory dla wolontariuszy, plakaty, bilbordy i około 20 blankietów naklejek - serduszek dla jednego wolontariusza.
  16. Sztab, dokładając należytej staranności i wykorzystując swoje możliwości powinien nagłośnić swoją akcję organizowaną w ramach XVII Finału.
  17. Sztab zobowiązany jest do:
  18. Wszystkie środki finansowe potrzebne na zorganizowanie i przeprowadzenie XVII Finału powinny pochodzić od sponsorów. Sztab może też korzystać z nieodpłatnych usług wykonanych w darze w ramach organizacji Finału.
  19. Fundacja nie pokrywa żadnych kosztów poniesionych przez poszczególne Sztaby przy organizacji XVI Finału. Oznacza to, iż Fundacja nie przyjmuje faktur wystawianych za prace wykonane na zlecenie Sztabu. 
  20. W przypadku powstania Sztabu poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, konieczne jest zgłoszenie jego działalności odpowiednim miejscowym władzom, zgodnie z prawem lokalnym.